В большинстве организаций значительная часть информации о деятельности бизнеса уже существует в документированном виде. Регламенты, инструкции, технические спецификации, организационные схемы, отчеты и ранее разработанные требования содержат сведения о процессах, правилах, ограничениях и реализованных решениях. Однако наличие документации не означает, что содержащаяся в ней информация достоверна, актуальна и пригодна для непосредственного использования.
Приступая к исследованию бизнес-потребности, бизнес-аналитик сталкивается с необходимостью восстановить контекст деятельности организации, разобраться в существующих решениях и определить, какие сведения могут послужить основанием для дальнейшей работы. Решение этих задач исключительно посредством интервью или наблюдений зачастую приводит к повторному сбору уже имеющейся информации.
BABOK рассматривает анализ документов (Document Analysis) как самостоятельную технику выявления информации бизнес-анализа. Ее применение позволяет систематически исследовать существующие материалы, обнаруживать противоречия и пробелы, формировать представление о текущем состоянии и проверять результаты, полученные другими способами.
Назначение техники
Согласно BABOK, анализ документов используется для выявления информации бизнес-анализа, включая понимание контекста и требования, посредством изучения существующих материалов, описывающих бизнес-среду или активы организации.
Принципиально важно, что назначение техники не ограничивается извлечением требований из документации. Бизнес-аналитик исследует материалы для получения информации, необходимой при решении конкретной задачи бизнес-анализа.
Например, организационная схема может помочь определить заинтересованные стороны, регламент согласования раскрыть существующие бизнес-правила, а техническая спецификация показать ограничения действующего решения.
Таким образом, анализ документов обеспечивает получение и структурирование информации, которая впоследствии используется для понимания потребности, исследования текущего состояния, определения требований и подготовки аналитических рабочих продуктов.
Описание техники
BABOK выделяет несколько направлений использования анализа документов.
Первое связано со сбором исходной информации для понимания контекста бизнес-потребности. Бизнес-аналитик исследует среду, в которой возникла потребность, включая организационные особенности, действующие правила и внешние ограничения.
Источниками могут выступать маркетинговые исследования, отраслевые руководства, стандарты, служебные записки и организационные схемы. Их изучение позволяет рассматривать потребность не изолированно, а в условиях деятельности конкретной организации.
Второе направление предполагает исследование существующего решения. Для этого используются бизнес-правила, техническая документация, учебные материалы, отчеты о проблемах, ранее разработанные требования и процедурные руководства.
Особое значение имеет возможность установить не только особенности текущей реализации, но и причины, по которым решение приобрело существующий вид. Документация может содержать сведения об исторических ограничениях, ранее принятых решениях и обстоятельствах их возникновения.
Третье направление заключается в проверке информации, полученной другими техниками выявления. Результаты интервью и наблюдений могут сопоставляться с документальными источниками для обнаружения расхождений и уточнения представлений о предметной области.
BABOK также рассматривает добычу данных (Data Mining) как один из вариантов анализа документов, направленный на выявление закономерностей, группировку данных и определение возможностей изменений.
Цель, границы и предмет исследования определяются характером необходимой информации бизнес-анализа. Бизнес-аналитик последовательно рассматривает материалы и принимает решение о включении обнаруженных сведений в соответствующие рабочие продукты.
Существенное преимущество техники проявляется при ограниченной доступности специалистов предметной области. Документация может частично восполнить информационные пробелы, возникающие вследствие увольнения сотрудников, организационных изменений или невозможности привлечь необходимых экспертов.
Однако восстановление информации по документам не равнозначно подтверждению ее актуальности. Это различие необходимо учитывать на протяжении всего исследования.
Элементы техники
BABOK определяет три элемента анализа документов: подготовку, рассмотрение и анализ документов, запись результатов.
Подготовка
Подготовка предполагает определение материалов, необходимых для исследования, и оценку пригодности доступных источников.
BABOK допускает использование как открытых, так и частных источников. Выбор определяется исследуемой информацией и задачами бизнес-анализа.
При оценке документов бизнес-аналитик рассматривает их релевантность, актуальность, подлинность и достоверность. Дополнительно оценивается понятность содержания и возможность представить его заинтересованным сторонам.
Релевантность характеризует соответствие документа предмету исследования. Например, инструкция по обработке обращений клиентов может быть полезна при автоматизации сервисного подразделения, но не обязательно имеет отношение к исследованию процессов закупок.
Актуальность показывает, насколько документ соответствует рассматриваемому состоянию организации. При этом устаревший документ не всегда бесполезен: он может объяснять происхождение действующих ограничений или изменения бизнес-правил.
Подлинность и достоверность требуют установления происхождения документа и оценки обоснованности содержащихся сведений. Наличие официального оформления само по себе не гарантирует правильности информации.
Понятность особенно важна при использовании результатов исследования совместно с заинтересованными сторонами. Документ, насыщенный нерасшифрованными сокращениями и специализированными обозначениями, может потребовать дополнительной интерпретации.
В составе подготовки BABOK также предусматривает определение данных, подлежащих извлечению, исходя из необходимых классов данных, и кластеров данных, объединяющих элементы по логическим отношениям.
Практически это означает предварительное определение того, какие сведения необходимо обнаружить и каким образом они связаны между собой.
Например, при исследовании процесса согласования договоров бизнес-аналитик может выделить данные о категориях договоров, участниках согласования, условиях маршрутизации и результатах проверок. Логические связи между этими сведениями позволяют сформировать предметную структуру исследования.
Подготовка завершается не простым накоплением документов, а формированием обоснованного набора источников и пониманием того, какая информация должна быть получена.
Рассмотрение и анализ документов
Второй элемент представляет собой непосредственное исследование содержания.
BABOK предусматривает подробный анализ каждого документа с фиксацией заметок по соответствующим темам. Для организации результатов может использоваться схема анализа документов.
Такая схема включает тему, тип, источник, дословные сведения, интерпретацию критических замечаний, возникающие вопросы и необходимые действия.
Разделение исходного содержания и его интерпретации имеет принципиальное значение. Бизнес-аналитик должен различать сведения, непосредственно зафиксированные в документе, и выводы, сделанные на основании этих сведений.
Например, регламент может устанавливать обязательное согласование определенной категории договоров руководителем подразделения. Однако предположение о том, что согласование выполняется исключительно через корпоративную информационную систему, требует самостоятельного подтверждения.
Следующая задача заключается в выявлении противоречивых и дублирующихся заметок.
Противоречия могут возникать между различными редакциями документов, регламентами подразделений или техническими описаниями одного решения. Их обнаружение не означает автоматического определения правильного варианта.
Бизнес-аналитик должен установить происхождение расхождения и определить необходимость дополнительной проверки.
Дублирование также требует внимания. Несколько документов могут воспроизводить одно положение, не являясь независимыми подтверждениями его достоверности.
Третья составляющая элемента заключается в обнаружении пробелов в знаниях.
Если исследование определенной темы не позволяет получить необходимые сведения, бизнес-аналитик фиксирует недостаточность информации и определяет дальнейшие действия. BABOK предусматривает возможность дополнительных исследований и более глубокого изучения соответствующих вопросов.
Результатом этого элемента становится структурированное представление о найденной информации, выявленных противоречиях и вопросах, требующих разрешения.
Запись результатов
Третий элемент посвящен использованию выявленной информации в рабочих продуктах бизнес-анализа.
BABOK устанавливает два основных аспекта, которые бизнес-аналитик должен учитывать.
Первый заключается в соответствии содержания и степени детализации потребностям целевой аудитории.
Руководителю подразделения может потребоваться обобщенное представление о распределении ответственности, тогда как специалисту по автоматизации необходимы конкретные условия выполнения операций и обработки исключений.
Исходная информация при этом может быть одинаковой, но форма и детализация представления различаются.
Второй аспект связан с необходимостью преобразования материалов в более наглядные формы.
BABOK приводит в качестве примеров графики, модели, диаграммы процессов и таблицы решений.
Так, текстовое описание согласования заявок может быть преобразовано в диаграмму процесса, а совокупность условий выбора маршрута согласования — в таблицу решений.
Подобное преобразование не должно изменять смысл исходной информации. Если документ содержит неопределенность, она не должна исчезать только потому, что бизнес-аналитик представляет сведения в формализованном виде.
Следовательно, запись результатов представляет собой не механическое копирование фрагментов документации, а осмысленное включение исследованных сведений в рабочие продукты с учетом их назначения.
Практическое применение
Анализ документов особенно востребован на начальных этапах исследования предметной области, при обследовании существующих информационных систем, подготовке автоматизации и анализе изменений бизнес-процессов.
В зависимости от задачи в работе участвуют бизнес-аналитик, владельцы процессов, специалисты предметной области, представители ИТ-подразделений и ответственные за ведение документации.
Бизнес-аналитик определяет предмет исследования, собирает источники, изучает содержание и фиксирует результаты. Заинтересованные стороны помогают подтвердить актуальность сведений, объяснить противоречия и восполнить информационные пробелы.
Практическими результатами могут становиться реестры источников, аналитические заметки, перечни вопросов, описания текущих процессов, модели бизнес-правил и предварительные требования.
Эти артефакты не являются обязательным составом техники по BABOK. Их выбор определяется конкретной задачей и принятой организацией аналитической работы.
На основании результатов принимаются решения о необходимости дополнительных интервью, уточнении границ исследования, проверке спорных положений и использовании выявленной информации в дальнейшей разработке требований.
Практический пример
Давайте рассмотрим проект автоматизации согласования договоров в крупной производственной компании.
Организация использует ERP для учета договорных обязательств, электронный документооборот для хранения документов и электронную почту для отдельных согласований.
Руководство планирует унифицировать маршруты согласования и сократить количество операций, выполняемых вне информационных систем.
Подготовка.
Бизнес-аналитик определяет предмет исследования: действующие правила согласования, участников процесса, категории договоров и условия изменения маршрутов.
Для анализа отбираются корпоративный регламент договорной работы, инструкции подразделений, техническая документация ERP, описание электронного документооборота и ранее разработанные требования.
При оценке источников выясняется, что основной регламент утвержден два года назад, инструкция юридического подразделения обновлена недавно, а техническое описание интеграции не содержит сведений о последних изменениях.
Бизнес-аналитик фиксирует различия в актуальности материалов и определяет сведения, которые необходимо извлечь из каждого источника.
Рассмотрение и анализ.
Предположим, что в ходе исследования обнаруживается, что корпоративный регламент предусматривает обязательное согласование всех договоров юридическим подразделением.
Одновременно инструкция отдела закупок допускает упрощенное согласование типовых договоров при соблюдении установленных условий.
Бизнес-аналитик фиксирует это противоречие, сохраняя ссылки на оба источника.
Дополнительно выявляется, что документация ERP описывает передачу договоров в электронный документооборот, но не раскрывает обработку ошибок интеграции.
Отчеты о проблемах содержат несколько зарегистрированных случаев повторной отправки договоров, однако причины этих ситуаций не установлены.
Таким образом, анализ документов позволяет выявить не только сведения о существующем решении, но и конкретные вопросы для дальнейшего исследования.
Запись результатов.
Полученная информация структурируется в описание текущего процесса согласования.
Условия выбора маршрутов представляются таблицей решений, а взаимодействие ERP и электронного документооборота отражается на схеме интеграции.
Противоречия и отсутствующие сведения фиксируются отдельно, без включения неподтвержденных предположений в состав установленных требований.
Проверка результатов.
Допустим, что на встрече с владельцем договорного процесса выясняется, что упрощенное согласование действительно применяется, но соответствующее исключение не было внесено в основной регламент.
ИТ-специалисты подтверждают наличие механизма повторной отправки документов, описание которого отсутствует в доступной технической документации.
По результатам проверки бизнес-аналитик уточняет описание текущего состояния и формирует перечень требований, подлежащих дальнейшему согласованию.
Результат.
Применение этой техники позволило восстановить задокументированную основу процесса, обнаружить противоречия между источниками, определить пробелы и подготовить предметную основу для последующего выявления требований.
При этом окончательные выводы были получены не только из документов, но и посредством проверки обнаруженной информации с заинтересованными сторонами.
Хорошие и плохие практики
Хорошая практика анализа документов предполагает осознанный выбор источников, оценку их пригодности и сохранение связи между полученными выводами и исходными материалами.
Например, при обнаружении противоречия между двумя регламентами бизнес-аналитик фиксирует оба положения и инициирует уточнение. Это позволяет избежать преждевременного закрепления ошибочного правила в требованиях.
Плохой практикой является автоматическое признание наиболее нового документа достоверным. Дата обновления не гарантирует полноты и правильности содержания.
Другой пример связан с использованием устаревших материалов.
Хорошая практика предполагает их исследование для восстановления истории изменений и понимания существующих решений. Плохая заключается либо в полном исключении таких источников, либо в некритичном использовании их содержания как описания текущего состояния.
Отдельного внимания заслуживает преобразование текстовой информации в модели.
Качественная модель сохраняет существенные условия, ограничения и исключения. Некачественная может создавать иллюзию определенности там, где исходные документы содержат неоднозначности.
Последствием становится формирование требований, которые выглядят согласованными, но фактически основаны на неподтвержденных интерпретациях.
Типичные ошибки
Одна из наиболее распространенных ошибок заключается в отсутствии четко определенного предмета исследования. Бизнес-аналитик собирает максимально возможное количество документов, не установив, какие сведения необходимы для решения задачи. Это увеличивает трудоемкость, затрудняет сопоставление источников и приводит к информационной перегрузке.
Другая ошибка связана со смешением документально подтвержденных фактов и аналитических предположений. Причиной часто становится стремление сформировать завершенное описание процесса при недостатке информации. В результате предположения постепенно приобретают статус установленных требований.
Третья ошибка заключается в игнорировании противоречий. Бизнес-аналитик выбирает наиболее удобную формулировку, не выясняя причин расхождения между документами. Подобный подход способен привести к автоматизации правил, которые не соответствуют действующей практике или полномочиям участников процесса.
Еще одна ошибка состоит в отсутствии фиксации источников. Когда сведения переносятся в требования без указания происхождения, последующая проверка становится существенно сложнее.
Наконец, ошибкой является попытка заменить анализом документов все остальные способы выявления информации. Даже подробная документация не обязательно отражает фактическое выполнение операций, неформальные договоренности и изменения, которые не были документированы.
Практические рекомендации
При применении этой техники целесообразно начинать с формулирования конкретных исследовательских вопросов. Это позволяет определить необходимые источники и избежать бесконтрольного расширения объема анализа.
Для крупных исследований полезно вести единый реестр документов с указанием владельца, версии, даты, области применения и статуса проверки. Такой реестр является рабочим инструментом, а не обязательным элементом BABOK.
Также я рекомендую отдельно фиксировать исходные сведения, интерпретации и вопросы. Это упрощает проверку результатов и снижает вероятность подмены документального содержания предположениями.
При обнаружении противоречий следует устанавливать не только различия формулировок, но и область действия соответствующих положений. Иногда документы описывают разные категории операций, организационные единицы или периоды времени.
Необходимо также учитывать происхождение информации. Несколько документов, основанных на одном первоначальном источнике, не обеспечивают независимого подтверждения содержащихся сведений.
Особенно полезно завершать анализ перечнем вопросов для последующего выявления. В таком случае результаты непосредственно определяют содержание интервью, наблюдений и рабочих встреч.
Наконец, глубина исследования должна соответствовать значимости принимаемых решений. Не каждое положение требует одинаковых затрат на проверку, однако критические бизнес-правила и ограничения должны иметь достаточное обоснование.
Ограничения техники
К преимуществам относится возможность использовать существующие материалы как основу исследования без необходимости первоначально создавать содержание. Даже устаревшие источники могут помочь установить, какие положения сохранили актуальность, а какие изменились. Результаты анализа также могут использоваться для проверки информации, полученной другими техниками выявления.
Дополнительное преимущество заключается в возможности представлять результаты в формах, удобных для рассмотрения и повторного использования. Вместе с тем существующая документация может оказаться устаревшей, ошибочной, неполной, нечитаемой, непроверенной или неутвержденной.
Авторы документов могут быть недоступны для уточнения содержания. Это ограничивает возможность восстановления первоначального смысла неоднозначных положений.
BABOK также указывает, что эта техника главным образом полезна для оценки текущего состояния посредством исследования документации «как есть». Следовательно, анализ документов не следует рассматривать как достаточный самостоятельный способ определения будущего состояния организации.
Наконец, большое количество разнородных источников существенно увеличивает трудоемкость исследования и создает риск информационной перегрузки.
Наиболее эффективно эта техника применяется при наличии содержательной документальной базы и возможности проверить критически важные сведения. При отсутствии надежных источников основную роль должны получать другие способы выявления информации.
Вместо заключения
Анализ документов представляет собой систематическую технику выявления информации бизнес-анализа посредством исследования существующих материалов. Ее содержание в BABOK определяется тремя последовательными элементами: подготовкой, рассмотрением и анализом документов, записью результатов.
Практическая ценность этой техники заключается не в количестве изученных материалов, а в способности получить релевантную информацию, обнаружить противоречия, определить пробелы и подготовить обоснованные рабочие продукты.
В системе техник BABOK анализ документов дополняет интервью, наблюдение и другие способы выявления информации. Он позволяет использовать накопленные организацией знания, но не отменяет необходимости проверять их актуальность и соответствие действительности. Качественный результат достигается тогда, когда бизнес-аналитик рассматривает документацию не как безусловный источник истины, а как предмет профессионального исследования.